Door Frank Kunneman

Vertrouwelijkheid op Curaçao. Tja, Arthur Donker zou zeggen: ,,Je blijft lachen op deze klip!” Ik heb wel eens gehoord dat in sommige kringen op Curaçao echt vertrouwelijke stukken met opzet niet dat woord links bovenaan gestempeld krijgen. Immers, de aanduiding ‘Vertrouwelijk!’ zou de beste garantie zijn voor een zeer snelle verspreiding.
Daar zit een interessant spanningsveld. Openbaarheid en transparantie zijn onvoorwaardelijk verbonden met democratie en een gezonde economische en sociale ontwikkeling. Geheime stukken horen bij achterkamertjes en intriges. Toch ligt dat niet zo simpel. In sommige gevallen is vertrouwelijkheid, al is het maar tijdelijk, functioneel en noodzakelijk. Iedereen weet dat uit eigen ervaring, zowel privé als zakelijk. Als je zwanger bent, wacht je meestal nog even met dat openbaar te maken. Immers, het zou de eerste maanden nog mis kunnen gaan. Als je aan een vriend vertelt dat je problemen hebt in je huwelijk, wil je niet dat hij dit ogenblikkelijk op Facebook meldt. Twee bedrijven die onderhandelen over een mogelijke fusie, willen dat niet direct op straat hebben. Als de onderhandelingen zouden afketsen, zouden beide bedrijven grote en onnodige schade lijden. En iedereen begrijpt dat de geheime dienst alleen zijn werk kan doen op basis van vertrouwelijkheid. Anders was het niet de geheime dienst maar de openbare dienst. En ook daar is een grens. Dat hebben we gezien bij de (illegale?) openbaarmaking van illegale activiteiten van gerenommeerde landen. Kortom, zoals gezegd levert het begrip ‘vertrouwelijkheid’ een interessant spanningsveld op. Zo ook in corporate governance.

Politieke achtergrond en vertrouwelijkheid
Met name bij de overheidsentiteiten op Curaçao zien we regelmatig dat de commissarissen mede geselecteerd worden op basis van hun politieke achtergrond. De regerende politieke partijen van dat moment, bepalen wie de commissarissen zijn. Dat komt omdat hun vertegenwoordigers in de regering tevens vertegenwoordiger van de aandeelhouder in die overheidsentiteiten zijn. En de aandeelhouder benoemt de commissarissen. Vandaar. Daar valt heel veel over te zeggen, waarover een andere keer. Nu gaat het om het fenomeen van de vertrouwelijkheid.
Mag een commissaris die is benoemd door de aandeelhouder, die zelf weer een politieke partij vertegenwoordigt, vertrouwelijke informatie die hij heeft verkregen als commissaris doorspelen naar die aandeelhouder/politieke partij? Het korte antwoord is: nee. Misschien is daar politiek gezien een spanningsveld, maar vanuit het belang van het bedrijf gezien niet.
Zowel de wet als de Code Corporate Governance gaan ervan uit dat een commissaris in onafhankelijkheid zijn functie uitoefent. Ook al is hij benoemd door of vanwege een politieke partij, dan nog dient hij zijn functie zonder instructies uit te oefenen. Het belang van de onderneming is daarbij zijn richtsnoer. Als het belang van de onderneming vertrouwelijkheid vereist, dan dient de commissaris die vertrouwelijkheid te respecteren en te waarborgen. Doet hij dat niet, dan kan hij door de onderneming zelfs aansprakelijk gesteld worden.

Duidelijkheid
Het is mogelijk dat het een commissaris niet altijd even duidelijk is wanneer informatie wel of niet vertrouwelijk behandeld moet worden. Wellicht is dat dan niet zo’n slimme commissaris, maar dat is een ander probleem. Het is goed om die duidelijkheid ogenblikkelijk bij de aanstelling van de commissaris te geven. Dat kan simpel en doeltreffend door in de overeenkomst van opdracht op te nemen dat de desbetreffende commissaris alle informatie die hij vanwege zijn functie verkrijgt, als vertrouwelijk dient te behandelen. Het is ook goed om een dergelijke regel op te nemen in het Reglement voor de Raad van Commissarissen. Dat geeft geen garantie, maar wel duidelijkheid.