Door Frank Kunneman

Vrijwel iedereen communiceert regelmatig met vrienden en familie via een beeldscherm. Skype, FaceTime en WhatsApp staan op vrijwel elke laptop en mobiele telefoon. Ook zakelijk vergaderen via een beeldscherm is tegenwoordig normaal. 

Talloze zakelijke communicatietoepassingen zijn gratis online beschikbaar. Grotere bedrijven beschikken vaak over professionele apparatuur voor videoconferencing. De voordelen daarvan zijn evident. Er is veel meer flexibiliteit tegen veel lagere kosten. Het levert bovendien een enorme (reis)tijdbesparing op. Vanzelfsprekend zijn er ook nadelen. Het is verstandig om die in kaart te brengen. Dan kan je er voorzieningen voor treffen.
Wat zijn de do’s en don’ts van videoconferencing? Als videoconferencing wordt gebruikt bij vergaderingen van besturen of raden van commissarissen, moet je allereerst nagaan of de statuten deze vorm van vergaderen expliciet benoemen en toelaten. Zo niet, dan bepaalt het aantal participanten dat wel fysiek aanwezig is of er een quorum is. Let daar dus op, want je loopt anders het risico beslissingen te nemen die niet rechtsgeldig zijn omdat er geen quorum was.
Videoconferencing vergt verder een aantal bijzondere vaardigheden. Dit geldt zowel voor de voorzitter van de vergadering als voor de deelnemers. Als helemaal niemand fysiek aanwezig is, is het eigenlijk het makkelijkst; iedereen zit immers in hetzelfde schuitje. De groepsdynamiek is in evenwicht. Met goede afspraken (protocollen) voor wie wanneer het woord neemt, ben je dan al een heel eind.
Het wordt lastiger als er maar een of twee participanten aan de vergadering deelnemen via de videoconference. Het is voor hen niet zo simpel om aan te voelen wat er in de groep gebeurt. Soms zit er vertraging op de lijn. Dan is het nog moeilijker om op afstand te participeren in een discussie. Je bijdrage is al gauw verkeerd getimed. Bovendien wordt die, vaak onbewust, door de groep als die ‘van een buitenstaander’ gevoeld. Er gaan als je niet oppast allerlei ongewilde mechanismen een rol spelen. Het is daarom beter om als virtuele deelnemer een (tevoren gecommuniceerde en afgesproken) passieve rol in te nemen tijdens een vergadering. Je neemt wel deel aan de vergadering, maar je luistert vooral. Alleen als het hoogstnoodzakelijk is, stel je een vraag of maak je een opmerking. Doe dat altijd via de voorzitter. Vraag het woord via een afgesproken signaal (hand opsteken of iets dergelijks). Dit voorkomt dat je als stoorzender wordt ervaren. Je zult zien dat je anders net op het verkeerde moment je ‘waardevolle’ opmerking door de vergadering heen tettert.
De voorzitter moet degenen die virtueel aanwezig zijn regelmatig en bewust bij het gesprek betrekken. Dat begint door hen tevoren in het bijzonder welkom te heten. Hij kan hen kort het woord geven. Hij moet hen ook regelmatig tussentijds vragen stellen.
Videoconferencing leent zich helemaal niet voor negatieve feedback. Bega nooit de fout om als virtuele participant kritiek uit te oefenen. Beperk je tot het stellen van vragen.
Realiseer je ook dat je permanent in beeld bent. De fysiek aanwezige participanten zullen tijdens de vergadering bij wijze van reflex of uit verveling steeds naar het beeldscherm kijken waarop jij in vol ornaat zichtbaar bent. Zorg dat je kleding is aangepast aan die van de aanwezigen. Niet eten, want je malende kiezen zijn voor iedereen zichtbaar. Niet praten met anderen in de ruimte waar je zelf bent. Uitvoerig gapen kan je beter bedwingen. Niet telefoneren of appen. Het is niet eerlijk, maar jouw gedrag wordt door iedereen gevolgd en opgemerkt, terwijl de fysiek aanwezigen het ongestoord en onopgemerkt kunnen doen. Huilende kinderen en keffende honden doen het ook niet goed. Houd de ‘mute’-knop dus steeds aan, tenzij je expliciet iets vraagt of zegt. Videoconferencing: spreken is zilver, zwijgen is goud.