De meeste werknemers worden regelmatig beoordeeld. Dat geldt ook voor bestuurders (directeuren) van een onderneming. In die gevallen is meestal de Raad van Commissarissen verantwoordelijk voor het houden van de beoordelingsgesprekken. Commissarissen vinden dat vaak niet gemakkelijk. Dikwijls ontbreken hierover duidelijke afspraken en soms zijn de commissarissen maar beperkt op de hoogte van hetgeen de directie doet en laat. Nog moeilijker vinden ze het als ze zelf beoordeeld moeten worden. Dat heeft verschillende redenen. Op de eerste plaats is er geen ondergeschiktheid. Commissarissen verrichten hun toezichthoudende werkzaamheden in relatieve onafhankelijkheid. Op de tweede plaats betreft het in de meeste gevallen ervaren (voormalige) bestuurders, die nu de rol van commissaris hebben. Door hun senioriteit ervaren ze het niet altijd als prettig om op de kwaliteit van hun functioneren te worden beoordeeld. Zeker niet als dat door een jongere persoon geschiedt. Op de derde plaats bestaat er niet altijd voldoende kennis en ervaring over de manier waarop Raden van Commissarissen zichzelf en hun raadsgenoten kunnen beoordelen.
Desalniettemin schrijven de meeste codes corporate governance voor dat deze beoordelingsgesprekken toch moeten plaatsvinden. Het is tegenwoordig dus geen kwestie meer van willen of niet willen, maar eerder een kwestie van dit proces zo goed mogelijk oppakken. Wanneer in een raad geen traditie bestaat van beoordelen en beoordeeld worden, is het belangrijk om niet te snel en te hard van stapel te lopen. Een goede en duurzame vorm van (zelf-)beoordeling is het resultaat van een proces dat best een of meerdere jaren in beslag mag nemen. Dat proces kan beginnen door met elkaar te spreken over de wenselijkheid en noodzaak van (zelf-)beoordelingen. Wanneer duidelijk is dat deze wens of noodzaak bestaat, kan een eerste stap zijn dat aan de hand van een aantal vooraf opgestelde vragen de verschillende leden van de Raad van Commissarissen periodiek, bijvoorbeeld een of twee keer per jaar, hun gezamenlijk functioneren beoordelen. Desgewenst kan dat op anonieme basis. Het is belangrijk om deze vragen te formuleren aan de hand van een gezamenlijk gedragen opvatting over de eisen die je aan een commissaris in de specifieke onderneming kunt stellen. Daarbij hoeft niet telkens opnieuw het wiel te worden uitgevonden. Op internet zijn talloze goed geijkte voorbeelden te vinden van beoordelingsvragen voor commissarissen bij kleinere en grotere ondernemingen.
De resultaten van de gezamenlijke beoordelingen kunnen tijdens een raadsvergadering worden besproken. Het jaar daarop kan worden gekozen voor een verdergaande vorm van beoordeling. Daarbij zijn verschillende varianten denkbaar. Wat over het algemeen goed werkt als tweede stap is dat iedere commissaris zichzelf beoordeelt aan de hand van een vooraf opgestelde vragenlijst. Deze beoordelingen worden verzameld. Vervolgens bespreekt de voorzitter van de raad met ieder individu de resultaten van zijn/haar eigen beoordeling. Dit geeft de voorzitter van de raad de mogelijkheid om individueel aan te geven in hoeverre hij het eens is met de zelfbeoordeling van de desbetreffende commissaris. De derde stap in dit proces kan zijn dat iedere commissaris niet alleen zichzelf, maar ook alle andere commissarissen individueel en aan de hand van dezelfde vragenlijst beoordeelt. Ook deze resultaten worden verzameld en ingezien door de voorzitter van de raad, die deze met elk individu bespreekt. Op deze wijze is de inhoud van de beoordeling van elke individuele commissaris door alle andere commissarissen slechts bekend bij de voorzitter van de raad en bij de desbetreffende persoon zelf en niet bij de overige commissarissen. De voorzitter zelf wordt meestal beoordeeld door twee andere commissarissen die al wat langer in functie zijn.
De meest vergaande vorm van beoordeling is een 360-gradenbeoordeling. Daarbij beoordelen niet alleen alle leden van de raad elkaar, maar worden de leden van de raad ook door de leden van het bestuur beoordeeld. Allemaal aan de hand van dezelfde lijst met beoordelingscriteria. Er zijn Raden van Commissarissen die deze beoordelingen gezamenlijk bespreken. Voor een goed functioneren van de raad is dat niet per se noodzakelijk. Voor een goed functioneren van de raad is het wel noodzakelijk om de feedback van elk individu over het functioneren van de raad als geheel gezamenlijk te bespreken. Wonderlijk genoeg geeft dat alleen in het begin een onwennig gevoel. Al heel gauw merken de commissarissen dat hun professionaliteit door de feedback snel en sterk verbetert. Op dat moment is echt een stap gemaakt.
Prof. dr. F.B.M. Kunneman is senior partner bij advocatenkantoor VanEps Kunneman VanDoorne en hoogleraar Corporate Governance aan de UoC. Hij leidt het team dat adviseert over corporate governance. Hij schrijft en doceert al decennia over dit onderwerp.
