Door prof. dr. F.B.M. Kunneman
Zoiets schijnbaar simpels als het maken van notulen van een vergadering roept altijd veel vragen op. Is het verplicht om notulen te maken? Moet je uitgebreide notulen maken of juist korte? Kan je volstaan met een besluitenlijst? Wie bepaalt wat er wel en wat er niet in de notulen komt? Hieronder bespreek ik een paar van die vragen.
Notulen van een vergadering van een Raad van Commissarissen of van een bestuur zijn (tenzij statutair anders bepaald) niet verplicht, maar wel noodzakelijk. De notulen vormen een verslag van een eerdere vergadering. De notulen dienen als samenvatting en geheugensteun. Zij dienen ook als leidraad voor actie en als bewijs voor genomen besluiten. Notulen hebben dus een belangrijke praktische en juridische betekenis voor elk bestuur en elke raad. Als je geen notulen bijhoudt, dan ben je amateuristisch bezig. Nietszeggende notulen, waarin alleen de agenda van de vergadering wordt gekopieerd zijn zinloos. Net als een ellenlang woordelijk verslag van hetgeen besproken is, inclusief alle kletsverhalen. Het maken van goede notulen is een kunde. Het is noodzakelijk dat de voorzitter van de raad of van het bestuur verantwoordelijkheid neemt voor de inhoud en kwaliteit van de notulen. Het is zijn taak om er voor te zorgen dat door de notulist de besluiten op correcte wijze worden weergegeven en dat de actiepunten helder zijn en adequate follow-up kunnen krijgen. Dit is een taak die vaak wordt onderschat. Inhoud en vorm van de notulen worden meestal gekopieerd uit het verleden. ,,We hebben het altijd zo gedaan." Of de notulist bepaalt hoe de vorm is. Dat moet je zien te vermijden. Het is belangrijk om met regelmaat te verifiëren of de wijze van notuleren aansluit bij de wensen van de leden van de raad of het bestuur.
De notulen volgen meestal de volgorde van de agenda. Daarbij geldt het bekende principe ‘garbage in, garbage out’. Als de agenda niet goed is opgesteld, verloopt de vergadering ook niet goed. Minimaal moet in de notulen staan welke besluiten zijn genomen en welke actiepunten zijn geformuleerd ten aanzien van elk van de agendapunten. De voorzitter van de vergadering moet aan het slot van de bespreking van elk agendapunt het desbetreffende besluit expliciet in stemming brengen en vaststellen of en dat er een meerderheid is. Wordt er een actiepunt geformuleerd, dan moet de voorzitter dit samenvatten en vaststellen wie verantwoordelijk is voor de desbetreffende actie. Als de voorzitter dit nalaat, dan moet de notulist het zelf maar zien te reconstrueren en dat kan allerlei simpel te vermijden onduidelijkheid en complicaties geven.
Afhankelijk van het soort vergadering en de complexiteit van de besproken onderwerpen kan worden volstaan met het opmaken van een besluitenlijst. Soms is het prettig om per besluit kort toe te lichten wat de belangrijkste punten in de beraadslaging zijn geweest. Dat maakt het mogelijk om achteraf te reconstrueren hoe de besluitvorming is verlopen. In kleinere organisaties kan de secretaris meestal voor het opmaken van de notulen zorgen. Het nadeel is dat het maken van goede notulen veel concentratie vergt en dat de mogelijkheden van de secretaris om aan de discussie deel te kunnen nemen, dan worden beperkt. In grotere organisaties wordt daarom vaak een afzonderlijke notulist aangewezen. Deze persoon neemt geen deel aan de beraadslaging. De notulist dient voldoende opleiding te hebben genoten om de complexiteit van hetgeen besproken wordt te kunnen vastleggen en samenvatten. Bezuinigen op notuleren is meestal onverstandig.
In een volgende vergadering worden de notulen vastgesteld. Dit is puur om te verifiëren of de inhoud van de besluitvorming correct is weergegeven. Het vaststellen van de notulen is een formeel besluit. De daarin neergelegde besluiten hebben echter al rechtskracht vanaf het moment dat zij genomen zijn. De voorzitter van de vergadering heeft niet de bevoegdheid om de notulen eenzijdig of zelfstandig vast te stellen, tenzij dit in de statuten expliciet is bepaald. Als in de statuten of het reglement staat dat de voorzitter en de secretaris beiden de notulen ondertekenen, betekent dit niet dat zij ook de bevoegdheid hebben de inhoud daarvan vast te stellen. Dat is in beginsel altijd een bevoegdheid van de Raad of van het Bestuur zelf. Overigens is het rechtsgevolg als de voorzitter dit toch zou doen beperkt. Een lid van de Raad of van het Bestuur, heeft in het geval hij het niet eens is met de wijze waarop de besluitvorming is vastgelegd, altijd de mogelijkheid te stellen dat de desbetreffende besluiten verkeerd zijn weergegeven. Hij moet dat dan wel aannemelijk kunnen maken. En als de andere leden van de Raad die bij de vergadering aanwezig waren de interpretatie van de voorzitter ondersteunen, dan is het ook einde verhaal. In dat geval mag je wel eisen dat jouw afwijkende mening of opvatting wordt genotuleerd. Wordt dat geweigerd, dan zou dat in strijd zijn met artikel 2:7 van het Burgerlijk Wetboek: de personen en organen die bij de rechtspersoon zijn betrokken, moet zich ten opzichte van elkaar gedragen overeenkomstig de regels van redelijkheid en billijkheid. Fatsoenlijk handelen dus. Het wordt genotuleerd.
Prof. dr. F.B.M. Kunneman is senior partner bij advocatenkantoor VanEps Kunneman VanDoorne en hoogleraar Corporate Governance aan de UoC. Hij leidt het team dat adviseert over corporate governance. Hij schrijft en doceert al decennia over dit onderwerp.
