Door Martine Hofhuis
Het is u natuurlijk niet ontgaan, de Landsverordening bescherming persoonsgegevens (Lv BP) is op 1 oktober 2013 in werking getreden en die dient ervoor – u weet dat inmiddels natuurlijk – om de privacy van burgers te beschermen. Kort gezegd mogen uw gegevens niet zonder uw toestemming worden verwerkt, waarbij het begrip verwerken heel ruim is. Ik weet het, er is al het een en ander over geschreven, maar ik wil graag nog een woordje richten aan alle werkgevers. De Lv BP sijpelt namelijk door in de – bestaande en toekomstige - arbeidsrechtelijke relatie. Onder het motto ‘een gewaarschuwd mens geldt voor twee’, zal ik een tipje van de sluier oplichten. U begrijpt, voor meer informatie kunt u bij ons terecht.
Laat ik bij het begin beginnen. U heeft een vacature en plaatst hiervoor een personeelsadvertentie naar aanleiding waarvan sollicitanten u een curriculum vitae toesturen. U verzamelt, raadpleegt en bewaart de verstrekte gegevens met het doel om een geschikte kandidaat te vinden voor de functie. Dat mag, maar vervolgens, wanneer de ‘match’ is gemaakt en u de gegevens van de afvallende sollicitanten niet meer nodig heeft, mag u deze gegevens uitsluitend met toestemming van de sollicitant gedurende een redelijke tijd bewaren. Krijgt u geen toestemming, dan moet u de gegevens vernietigen.
Om te zien wat voor vlees u in de kuip heeft, komt u misschien in de verleiding om de sollicitant even te googlen. Wanneer u die Google-onderzoeksresultaten vervolgens verwerkt - bijvoorbeeld doordat u de foto’s en andere wetenswaardigheden van uw sollicitant uitprint en aan de cv hecht - dan heeft u te maken met de bepalingen van de Lv BP. U heeft toestemming nodig van de sollicitant om de gegevens te bewaren en u moet uitleg geven over het doel van het gebruik ervan. Ik geef toe, indien u de cv met uw Google-onderzoeksresultaten terzijde schuift voordat de sollicitant bij u aan tafel zit, is schending van de Lv BP lastig aan te tonen.
Wanneer u de juiste kandidaat heeft gevonden, legt u een personeelsdossier aan waarin u het wel en wee betreffende het functioneren van uw werknemer bewaart. Althans, dat is wel aan te raden. Ook dan bent u weer aan het verzamelen, vastleggen, ordenen en bewaren van gegevens en gelden er regels. U kunt niet zonder meer alle informatie in het personeelsdossier opnemen en u dient ervoor te zorgen dat alleen de daartoe bevoegde personen toegang hebben tot het dossier.
Stel nu, u heeft een vermoeden dat er binnen uw organisatie bedrijfsgoederen verdwijnen of dat er andere onregelmatigheden plaatsvinden. U speelt dan misschien met de gedachte om uw personeel te controleren en camera’s te plaatsen. Als u echt geen andere mogelijkheid heeft om die onregelmatigheden aan te tonen, kunt u dat doen. Echter, ook op het gebruik van camera’s is - onder meer - de Lv BP van toepassing. U dient voor cameragebruik een gerechtvaardigd belang en noodzaak te hebben. De Lv BP geeft geen precieze bewaartermijn, maar omschrijft wel dat gegevens niet langer bewaard mogen worden dan noodzakelijk is. Voorzichtigheid is dus geboden als u mocht besluiten om camera’s op te hangen. Overigens geldt dat ook voor andere vormen van toezicht op uw werknemers, zoals controle op e-mail en internetverkeer en het verwerken van de gegevens. U doet er verstandig aan om voor beide partijen vooraf duidelijkheid te creëren ten aanzien van controle op de werkvloer. In een mogelijk geschil staat u dan altijd sterker.
Kortom, werkgevers, er is werk aan de winkel om uw personeelsbeleid op de privacyregels af te stemmen. Kunt u dat nog toevoegen aan uw lijst met uw goede voornemens voor 2014? Voor nu, heel fijne feestdagen.
Mr. Martine Hofhuis is advocate bij SMS Attorneys at Law. Zij is werkzaam in de algemene civiele rechtspraktijk en gespecialiseerd in het arbeidsrecht.