Social media vallen niet meer weg te denken uit het dagelijks leven. Ook het bedrijfsleven heeft in toenemende mate te maken met sociale media op de werkvloer. Dit leidt tot interessante vraagstukken op het gebied van het arbeidsrecht. Deze keer besteed ik aandacht aan het gebruik van social media in het recruitmentproces.
Interessante cijfers uit een recent Nederlands onderzoek tonen aan dat sociale media zoals Facebook, Twitter en LinkedIn zeer effectief kunnen zijn om werkgever en werkzoekenden met elkaar in contact te brengen. De meerderheid van de HR-professionals geeft aan social media te gebruiken als recruitmentkanaal. Bijna een derde van de werkzoekenden die social media gebruikt, is dan ook wel eens via deze media benaderd door een recruiter of werkgever; ruim de helft van de sollicitanten kreeg uiteindelijk ook de baan. Een ruime meerderheid van de HR-professionals verwacht dan ook dat de sociale media de komende jaren het belangrijkste kanaal zal zijn om personeel te werven.
Social media worden niet alleen gebruikt om recruitment-advertenties te verspreiden, maar ook om sollicitanten te ‘screenen’. Googlen kan een hoop nuttige (en interessante) informatie opleveren. Zodra de werkgever echter iets doet met deze informatie (zoals uitprinten, doorsturen naar collega’s, aantekeningen maken, in een file stoppen) is sprake van het ‘verwerken van persoonsgegevens’.
Het verwerken van persoonsgegevens moet voldoen aan een aantal (wettelijke) eisen. Zo moet er sprake zijn van een ‘legitieme reden’ ofwel een zogenaamd ‘gerechtvaardigd belang’. Deze legitieme reden is dat de werkgever de geschiktheid van een kandidaat wil beoordelen. Daarnaast moet de screening ook noodzakelijk en proportioneel zijn. Dit houdt in dat het doel niet met een ander, minder ingrijpend middel bereikt kan worden. Verder moet de werkgever de kandidaat vooraf informeren over de screening en moet hij of zij geconfronteerd worden met de resultaten. Ook moeten de gegevens relevant zijn voor het beoogde doel en mogen niet meer gegevens verzameld worden dan nodig is.
Een (toekomstige) werkgever mag dus niet onbeperkt online gaan grasduinen op zoek naar privéinformatie over een kandidaat. Privéinformatie die niet relevant is om de geschiktheid van de kandidaat voor een bepaalde functie te beoordelen moet buiten beschouwing gelaten worden. Veel mensen denken dat hun uitingen op social media altijd strikt privé zijn. Maar dat is niet per definitie het geval. De rechtspraak op dit terrein is nog volop in ontwikkeling maar er kan wel al een aantal hoofdlijnen uit afgeleid worden.
Conversaties via sociale media zullen in beginsel als privé worden beschouwd, tenzij voor iedereen duidelijk en ondubbelzinnig blijkt dat de uitingen een zakelijk karakter hebben. LinkedIn wordt bij uitstek gezien als een social media-site met een zakelijk karakter. Als een werkgever informatie van LinkedIn gebruikt in het kader van het recruitmentproces, zal dat dan ook niet snel gezien worden als inbreuk makend op de privacyrechten van de kandidaat. Ook algemene berichten via Twitter zullen niet snel als strikt privé worden beschouwd. Gerichte tweets of conversaties en uitingen op Facebook worden eerder aangemerkt als uitingen in de privésfeer. Het besloten karakter van sociale netwerken (je moet immers Vriend, Volger of Connectie zijn) betekent niet dat alle uitingen op social media uitsluitend een privékarakter hebben. Zelfs uitingen in privéconversaties via Facebook worden niet uitsluitend gezien als privédomein. Negatieve uitingen die een werknemer via Facebook over zijn werkgever doet, kunnen hem worden aangerekend en kunnen zelfs leiden tot een ontslag op staande voet.
De hoofdregel is dat informatie die toegankelijk is op internet gebruikt mag worden in het recruitmentproces. Maar de werkgever moet altijd een afweging maken of het verwerken van bepaalde informatie, gelet op het doel en de aard van de functie, wel relevant en noodzakelijk is. Ook moet de werkgever verifiëren of de informatie klopt. Om misverstanden te voorkomen moet er altijd toestemming gevraagd worden aan de sollicitant en moet de informatie met de sollicitant besproken worden. Verstandige werkgevers leggen de spelregels met betrekking tot screening maar ook met betrekking tot gebruik van sociale media binnen en buiten werktijd vast in een gedragscode.
Voor een werknemer is het vrij eenvoudig om maatregelen te nemen om privéinformatie op social media-sites af te schermen. Maar als één van zijn 500+-Facebookvrienden toevallig een collega of vriend blijkt te zijn van de recruiter die hem heeft getweet over een droombaan in de financiële sector, kan een compromitterende foto genomen op Fuikdag uiteindelijk toch funest blijken te zijn. De gouden tip voor werknemers blijft dan ook: gebruik je verstand en plaats geen domme dingen op internet die je carrière kunnen schaden.
Mr. Annemarijke Bach Kolling is advocaat/partner bij Spigt Dutch Caribbean Advocaten en Belastingadviseurs.