Door prof. dr. F.B.M. Kunneman
Zo vlak voor het nieuwe jaar is een goed moment om wat governance-misverstanden op te ruimen. Misverstand no. 1. De aandeelhouder is eigenaar van het bedrijf. Niet juist. De aandeelhouder is eigenaar van de aandelen in het bedrijf. Dat is iets totaal anders. De bevoegdheden van een aandeelhouder zijn vastgelegd in, en beperkt door de wet en de statuten. Hij moet daarbij rekening houden met de gerechtvaardigde belangen van iedereen die bij de organisatie betrokken is. Dat limiteert zijn macht en bevoegdheden aanzienlijk.
Misverstand no. 2. De raad van commissarissen heeft een instructiebevoegdheid. Niet juist. De raad van commissarissen heeft wel een werkgeversrol ten aanzien van het bestuur maar is niet de werkgever van het bestuur. Hij kan geen opdrachten geven. Als een commissaris wel een instructiebevoegdheid zou hebben, dan zou dit bovendien conflicteren met zijn toezichthoudende rol.
Misverstand no. 3. Je hebt als commissaris een grote kans om persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden. Niet juist. Als je op een normale en integere manier je opdracht als commissaris vervult, is de kans op aansprakelijkheid klein of zelfs nagenoeg nihil. Vrijwel alle voorbeelden uit de jurisprudentie zijn te rangschikken onder een van de noemers: crimineel, dom, onbetrouwbaar, onzorgvuldig, onnozel. Daar is maar één uitzondering op: als de organisatie failliet gaat. In dat geval is de kans op aansprakelijkheid heel veel groter. Niet failliet gaan dus.
Misverstand no. 4. Een commissaris heeft recht op alle informatie die hij wenst. Niet juist. Een commissaris heeft recht op alle informatie die hij nodig heeft om adequaat toezicht te kunnen uitoefenen. Daar zitten dus beperkingen aan, ook al zeggen de statuten (letterlijk) dat je als commissaris recht hebt op alle informatie. Die beperkingen kunnen bijvoorbeeld te maken hebben met privacybescherming (denk aan individuele personeelsgegevens). Om hierover onnodige conflicten tussen het bestuur en de raad van commissarissen te voorkomen is het goed om samen een informatieprotocol op te stellen. Daarin kan je ook regelen dat informatieverzoeken aan het bestuur bij voorkeur niet door individuele commissarissen worden gedaan, maar door de raad als geheel. Dat heeft als bijkomend voordeel dat tevoren een algemene discussie plaatsvindt over de noodzaak van het desbetreffende informatieverzoek. Bovendien bereikt de gevraagde informatie dan meteen de hele raad en niet slechts een individu.
Misverstand no. 5. Als de stemmen staken, dan geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Niet juist. Dit is alleen het geval als dit uitdrukkelijk in de statuten is vastgelegd. In alle andere gevallen wordt bij het staken van de stemmen het besluit geacht te zijn verworpen. Soms bepalen de statuten dat bij het staken van de stemmen herstemming plaatsvindt of dat het besluit wordt aangehouden tot een volgende vergadering. Dit laatste heeft tot nadeel dat besluitvorming wordt uitgesteld. Voor de organisatie is dat niet altijd prettig.
Misverstand no. 6. De vergaderingen van de raad van commissarissen zijn alleen vertrouwelijk voor zover dit uitdrukkelijk is afgesproken. Niet juist. Alles wat wordt besproken in de raad moet door de commissarissen vertrouwelijk worden behandeld tenzij uitdrukkelijk is besloten dat het besprokene niet vertrouwelijk is. Dat wil zeggen dat commissarissen over in de raad verkregen informatie buiten de raad met niemand anders mogen spreken. Ook niet met de aandeelhouder.
Misverstand no. 7. Als je bent benoemd als commissaris door een specifieke partij zoals bijvoorbeeld een minister, of door de vakbond, dan vertegenwoordig je het standpunt van die partij in de raad. Niet juist. Commissarissen spreken en stemmen zonder mandaat of opdracht van wie ook. Kenmerkend voor hun toezichthoudende rol is dat zij onafhankelijk hun oordeel geven. De leidraad bij dat oordeel is uiteindelijk altijd het belang van de organisatie en niet het belang van degene die hen heeft benoemd of voorgedragen. Fijne feestdagen toegewenst!