Door prof. dr. F.B.M. Kunneman

Privacy. Dat is een kwaliteit die in ons tijdsgewricht sterk is geërodeerd. We komen het woord steeds vaker tegen in de krant en op de tv. Toch ervaren we steeds minder privacy. George Orwell zou zich omdraaien in zijn graf als hij zou weten wat overheden, instellingen en bedrijven allemaal van ons weten. Opslag van data kost niets meer. Vrijwel alle informatie wordt dus opgeslagen voor later gebruik. Overal worden we bekeken, afgeluisterd en afgetapt. Tegelijkertijd exposeren we onszelf tot in detail op YouTube, Facebook en LinkedIn. We whatsappen ons suf. Zoals meestal in het leven overkomt het ons dus niet; we doen het zelf. We zijn daardoor opgeslokt door het Privacymonster. De dames ‘Veiligheid’ en ‘Commercieel Belang’ zijn de twee heilige koeien die de kar trekken waarop de troon van het Privacymonster staat. En we lopen er allemaal braaf achteraan.

Muil
Corporate governance en privacy, hoe zit dat? Het Privacymonster loopt ook in het bedrijfsleven met wijd opengesperde muil rond. Hier beperken we ons even tot de directiekamer. Als directie en Raad van Commissarissen heb je niet te maken met zomaar een Privacymonster. Hier waart een monster rond met maar liefst twee koppen! Aan de ene kant neemt het aantal regels toe waarbij de privacy van werknemers en cliënten wordt beschermd, op straffe van sancties en aansprakelijkheid. Aan de andere kant wordt van je verwacht dat je voldoende informatie over je werknemers, cliënten en zelfs over je directieleden en leden van de RvC verzamelt, zodat je precies weet wat voor vlees je in de kuip hebt. Hoe moet je die schijnbaar tegenstrijdige eisen met elkaar verenigen zonder in de muilen van het monster te worden vermalen?

Proportionaliteit
Juristen hebben daarvoor een interessant beginsel ontwikkeld. Dat is het proportionaliteitsbeginsel. Je dient je handelingen en maatregelen qua intensiteit en kracht af te stemmen op het gewicht van de zaak, de ernst van de mogelijke gevolgen als je geen maatregelen neemt, en met inachtneming van de in aanmerking komende belangen. Een maatregel mag nooit zwaarder zijn dan nodig is om het beoogde doel te bereiken. Een voorbeeld uit het strafrecht. Voor een relatief gering vergrijp, bijvoorbeeld het autorijden zonder rijbewijs, wordt een matige boete opgelegd en niet een levenslange gevangenisstraf. Dronken achter het stuur zitten kan veel ernstiger gevolgen hebben dan rijden zonder rijbewijs. Daarom is in dat geval ook een zwaardere straf op zijn plaats.

Precies hetzelfde geldt in de directiekamer. Proportionaliteit. Je mag niet je personeel bespioneren of camera’s plaatsen als dit niet functioneel is. Bovendien moet je daarover in principe transparant zijn. Dus wel camera’s naast de kassa en naast de kluis, maar geen camera’s in de kantine. Het mag weer wel in de kantine van de gevangenis. Ongemerkt afluisteren mag niet, een vooraf aangekondigde bandopname van een telefoongesprek mag wel. Informatie inwinnen over de achtergrond van je personeel mag wel bij hen zelf. Zonder hun medeweten bij anderen is al snel ongepast en dus ongeoorloofd. Informatie verzamelen via internet mag wel, want dat is openbaar. En als je die informatie hebt, dien je daar zorgvuldig mee om te gaan. Deze dient dus vertrouwelijk behandeld te worden. Bovendien mag die informatie op grond van de wet niet zo maar met derden worden gedeeld.

Hok
Voor het maken van proportionele keuzes bij deze dilemma’s is de directie verantwoordelijk. De Raad van Commissarissen moet verifiëren of er een privacybeleid is in het bedrijf en zo ja, of dit adequaat is en of het wordt nageleefd. Gebeurt dit niet, dan worden alle betrokkenen onherroepelijk een keer flink gebeten door het Privacymonster. Stop hem dus in zijn hok.

Prof. dr. F.B.M. Kunneman is senior partner bij advocatenkantoor VanEps Kunneman VanDoorne en hoogleraar Corporate Governance aan de UoC. Hij leidt het team dat adviseert over corporate governance. Hij schrijft en doceert al decennia over dit onderwerp.