Uit internationaal onderzoek is gebleken dat maar liefst de helft van de bedrijven het afgelopen jaar te maken heeft gehad met fraude. Bij bedrijven die actief zijn in de financiële sector ligt dat percentage nog hoger. Ook neemt het aantal fraudegevallen steeds toe. Bedrijven lopen daardoor ieder jaar vele miljoenen mis. Veel voorkomende vormen van fraude zijn: het stelen van goederen of verduisteren van geld, het ten onrechte indienen van declaraties, het claimen van salaris over niet gewerkte (over)uren.
Een werkgever die constateert dat een werknemer heeft gefraudeerd zal deze werknemer vaak op staande voet willen ontslaan. Hoewel fraude in beginsel een reden kan vormen voor een ontslag op staande voet (een zogenaamde ‘dringende reden’), zijn er aardig wat valkuilen. Een ontslag op staande voet wordt – gezien de ernst van de gevolgen voor een werknemer - omkleedt met allerlei (procedurele) waarborgen. Of het ontslag stand houdt, hangt af van alle omstandigheden van het geval, zoals de ernst van de gedraging, het al dan niet bestaan (en handhaven) van bedrijfsregels, de leeftijd van de werknemer, de lengte van het dienstverband en de gevolgen van het ontslag op staande voet voor de werknemer. In de praktijk mondt het ontslag op staande voet op grond van fraude dikwijls uit in een rechtszaak. Het is helaas niet altijd mogelijk om een rechtszaak te voorkomen, maar er valt wel lering te trekken uit de vele rechtszaken die in het verleden zijn gevoerd. Tien gouden tips voor werkgevers die te maken krijgen met fraude:
1.Vraag uzelf af of de misstap van de werknemer wel zo ernstig is dat het ontslag op staande voet gerechtvaardigd is. Is sprake van een incident of structureel frauduleus (en/of) niet integer) gedrag? Zijn er misschien bijzondere, verzachtende, persoonlijke omstandigheden aan de zijde van de werknemer? De waarde van het gestolen goed is overigens niet beslissend. Ook het ‘verdonkermanen’ van een plakje kaas van een BigMac kan, onder omstandigheden, een dringende reden voor ontslag op staande voet opleveren.
2.Wees zeker van uw zaak. De enkele schijn, het vermoeden en zelfs de enkele ‘ernstige verdenking’ van malversaties is niet voldoende.
3.Verricht zonodig (aanvullend) onderzoek of schakel een externe deskundige in die dit onderzoek kan verrichten.
4.Denk aan de privacyrechten van de werknemer. Volgens rechters is het laten controleren van een werknemer buiten zijn medeweten door een recherchebureau alleen aanvaardbaar wanneer er sprake is van zeer bijzondere omstandigheden. Denk aan zeer ernstige verdenkingen waarbij het noodzakelijk is dat het onderzoek buiten de werknemer om moet gebeuren (lees: bewijs kan niet op een andere manier verkregen worden).
5.Overweeg om over te gaan tot schorsing gedurende het onderzoek. Ook deze maatregel moet noodzakelijk zijn en deugdelijke gemotiveerd.
6.Pas ‘hoor & wederhoor’ toe. De werknemer moet geconfronteerd worden met de vermoedens van fraude en de resultaten van het onderzoek en voldoende gelegenheid krijgen om daarop te reageren.
7.Handel voortvarend. Het ontslag en de ontslaggronden moeten direct (onverwijld) aan de werknemer medegedeeld worden.
8.Bevestig het ontslag in een heldere ontslagbrief. De formulering van de ontslagbrief is cruciaal. Later kunnen er geen aanvullende redenen meer aan het ontslag ten grondslag gelegd worden. Als er meerdere redenen aan het ontslag ten grondslag liggen, dan moet de werknemer duidelijk worden gemaakt dat elke genoemde reden in de ontslagbrief op zich zelf een reden is om de arbeidsovereenkomst te beëindigen.
9.Laat u goed informeren over uw rechtspositie.
10.Tot slot: wees pro-actief. Neem binnen het bedrijf maatregelen die fraude tegengaan of opsporen. Zorg dat er duidelijke regels en procedures en afspraken over verantwoordelijkheden, interne controle door of namens de leiding en een melding- en rapportage systeem. Voorkomen is immers beter dan genezen!
Annemarijke Bach Kolling is advocaat/partner bij Spigt Dutch Caribbean advocaten & belastingadviseurs.
