U komt bij de counter van de botika. U levert een recept in. De juffrouw achter de balie staat te appen. Na vijf seconden neemt zij zonder op te kijken met één hand uw recept aan. Intussen gaat haar telefoon. Ze spreekt nu op luide toon met haar moeder of misschien wel met een boze vriendin. Met haar andere hand tikt zij in de computer uw naam in. Tijdens het gesprek met haar moeder print zij uw bestelbon. Ze schuift hem in uw richting. U pakt de bon op en gaat naar de kassa. Het telefoongesprek gaat gewoon door. De volgende klant schuift zijn recept naar haar toe en al pratend pakt ze het op. Is dat multitasken of onbeschoft?
U zit in de bestuursvergadering van uw geliefde stichting. Er is een discussie gaande tussen twee bestuursleden over de datum waarop de jaarrekening klaar moet zijn. Links en rechts van u zitten twee andere bestuursleden te e-mailen op hun mobieltje. De voorzitter besluit de discussie. Hij vraagt of iedereen het met het laatste standpunt eens is. De twee e-mailers kijken even op van hun telefoon. Ze knikken. Vervolgens e-mailen ze rustig door, hun telefoon op hun knie onder de vergadertafel. Is dat multitasken of onbeschoft?
Een kennis vertelde dat hij en zijn vrouw onlangs werden terechtgewezen door hun 25-jarige zoon toen de ouders (begin zestig) tijdens het eten allebei op Facebook aan het kijken waren. Ik vond dat opmerkelijk. Mijn (kennelijk verkeerde) idee was dat juist alle jongeren voortdurend op alle beschikbare schermen aan het kijken en communiceren zijn en daar helemaal geen probleem mee hebben. Alleen boven de vijftig houd je wat meer beleefdheidsregels in stand. Dat is dus niet een wet van Meden en Perzen. Sommige jongeren vinden het ook irritant als hun gezelschap steeds in een parallelle wereld vertoeft. Ik merk bij mezelf daarentegen een verschuiving in opvatting naar de andere kant.
Een jaar of vijf geleden stoorde ik me behoorlijk aan appen en e-mailen tijdens een vergadering. Eerlijk gezegd doe ik het zelf nu ook wel eens, gluren op een schermpje tijdens een vergadering. De grenzen vervagen dus. Toch zouden maar weinig mensen het accepteren, ongeacht de leeftijd, als zij één op één met iemand zouden praten die tijdens het gesprek Facebook begon te raadplegen over iets heel anders. De non-verbale communicatie is dan: wat jij zegt of betekent interesseert me geen zier. Waar ligt dan de grens? En schuift die grens inderdaad op? Is het effect sterker in groepen! Hoe moet je daar mee omgaan in je bestuur of je RvC?
De enige oplossing is het onderwerp bespreken. Zet het op de agenda. Inventariseer hoe er door iedereen in het bestuur of in de raad tegenaan wordt gekeken. Als niemand er moeite mee heeft, oké! Don’t fix it when it is not broken. Maar ook al zijn er maar een handvol mensen die zich er wel aan storen, dan moet je er serieuze afspraken over maken. Per slot van rekening is iedereen in de vergadering er voor elkaar en niet voor iets anders. Aan de andere kant is hypercommunicatie in onze samenleving een feit. Verzoening van alle wensen is mogelijk door bijvoorbeeld de afspraak te maken dat elk uur een korte app- of e-mailpauze van drie of vijf minuten wordt ingelast. De voorzitter moet er dan streng op toezien dat tussendoor niet wordt ‘gezondigd’. En doet iemand dat persistent toch? Gooi die man of vrouw uit het bestuur of de RvC, want hij of zij is onvoldoende geïnteresseerd en/of heeft andere prioriteiten. Prima hoor, maar niet in jouw vergadering. Dat is onbeschoft.

Prof. dr. F.B.M. Kunneman is senior partner bij advocatenkantoor VanEps Kunneman VanDoorne en hoogleraar Corporate Governance aan de UoC. Hij leidt het team dat adviseert over corporate governance. Hij schrijft en doceert al decennia over dit onderwerp.