Door: Prof. dr. F.B.M. Kunneman
Bij sommige hotels en resorts ligt bij binnenkomst in je kamer of appartement een welkomstbrief voor je klaar. Het management heet je welkom en licht toe wat de bijzonderheden en specialiteiten van het hotel zijn. Ook wordt aangegeven wat speciale aandacht behoeft en krijgt. Soms krijg je een rondleiding en weet men direct je naam. Kortom, je bent welkom!
Elk bedrijf en elke stichting of corporatie zou zo’n welkomstbrief moeten maken voor zijn werknemers en ook voor zijn bestuurders en toezichthouders. Wat er in die brief moet staan? Allereerst iets over de achtergrond en historie van de organisatie. Vervolgens een introductie van de directie en van de (andere) leden van het bestuur/de Raad van Toezicht. Ook de visie en missie komen aan bod. Geef daarnaast een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van het bestuur/de Raad van Toezicht. Natuurlijk worden ook de reglementen, statuten en verplichtingen beschreven.
Gebruik bij voorkeur foto’s, documenten en verhalen. Geef uitleg over de dilemma’s en keuzes die door de jaren heen gemaakt moesten worden, beschrijf hoe is gereageerd op grote gebeurtenissen in de geschiedenis en op kleinere gebeurtenissen in het land. Grappige dingen uit het verleden kunnen een plek krijgen en eventueel ook pijnlijke dingen. Deel ze met de nieuwe collega’s. Zou u het niet leuk vinden om zo’n document te hebben van het bedrijf waar u werkt?
Zeker voor toezichthouders, commissarissen en leden van de Raad van Toezicht is dit soort informatie niet alleen leuk, maar zelfs cruciaal. Deze toezichthouders zitten namelijk in een spagaat. Ze spelen een belangrijke rol in de organisatie, maar ze zijn tegelijkertijd buitenstaander. Dat is ook hun toegevoegde waarde. Daardoor kunnen ze op afstand beoordelen of het management verstandig handelt. Voor veel beslissingen en keuzes van de toezichthouder is het noodzakelijk om te begrijpen waar de wortels van de organisatie liggen. Wat heeft de mensen die het bedrijf of de stichting hebben opgericht bezield? Je moet weten wat hen heeft geïnspireerd. Je moet weten hoe ze eruit zagen. Was er blijheid of was het een zure boel? Hoe was de grondhouding naar het personeel? Zijn de medewerkers geïnspireerd? Is er ontevredenheid? Kennis daarvan maakt begrip mogelijk en begrip is voor een goede toezichthouder voorwaarde voor goed advies. Hoe kan je zonder gedegen kennis van de ziel van het bedrijf incidenten in het bedrijf begrijpen? Dat is onmogelijk. Als je die gedegen kennis wel hebt, dan heb je een betere context om je toezichthoudende rol te spelen, zowel in het geval dat je op de rem moet gaan staan als in het geval dat je juist ruimte moet geven. Doen dus, die welkomstbrief.