Het kan mondeling. U wordt over het besluit gebeld en u zegt ‘Wat leuk! Fijn!’. Op dat moment is uw benoeming een feit. Aanvaarding kan ook schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail of in een app. Het kan zelfs van tevoren, wanneer men u een e-mail heeft gestuurd met de mededeling dat het bestuur graag ziet dat u tot het bestuur toetreedt en u positief op die uitnodiging reageert. U heeft dan al van tevoren ingestemd en u wordt dan op het moment van het bestuursbesluit ogenblikkelijk bestuurslid. De aanvaarding kan ook stilzwijgend, zoals wanneer u heeft gehoord dat het besluit om u in het bestuur te benoemen is genomen en u vervolgens de eerstvolgend bestuursvergadering bijwoont. Door die handeling (daar aan tafel gaan zitten) heeft u stilzwijgend het benoemingsbesluit aanvaard. Je kunt echter nooit benoemd worden in een bestuursfunctie als je dat zelf niet hebt gewild.
Bij een ontslag ligt het nog simpeler. Een ontslag is een zogenaamde eenzijdige rechtshandeling. Als u tegen uw medebestuursleden zegt dat u per direct ontslag neemt als bestuurslid, dan bent u precies op dat moment geen bestuurslid meer. Het ontslag hoeft niet door het bestuur te worden aanvaard om rechtsgeldig te zijn. Er is geen afzonderlijk bestuursbesluit voor nodig. U heeft ontslag genomen en daarmee basta.
De inschrijving bij de Kamer van Koophandel maakt niet uit voor de vraag of u benoemd of ontslagen bent. Die maakt wel uit voor de vraag of en per wanneer anderen er van uit mogen gaan dat u bestuurslid bent geworden of bent afgetreden. Het is daarom aan te raden dat u zich na ontslag direct bij de Kamer van Koophandel uitschrijft. Anderen kunnen anders ten onrechte denken dat u nog steeds bevoegd bent als bestuurslid op te treden en mogelijk stelt u zich dan bloot aan aansprakelijkheid.
Soms zijn benoemingen voor onbepaalde tijd. Als de statuten geen leeftijdsbeperking kennen, dan ben je dus bestuurslid voor het leven. Dat is niet wenselijk. Bij goede Corporate Governance hoort het afleggen van verantwoording, accountability. Door de benoemingstermijn te beperken is er per definitie een beoordelingsmoment ingelast. Het benoemende orgaan heeft dan de mogelijkheid om de benoeming niet te verlengen. Je kunt je van een bestuurslid ontdoen zonder dat je het draconische middel van ontslag moet toepassen.
Als bestuur moet je natuurlijk wel goed op die termijnen letten. Dat gebeurt in ons land niet altijd. Er worden dan allerlei besluiten genomen waarbij de - inmiddels formeel niet meer in functie zijnde - bestuurder (soms zelfs meervoud) enthousiast mee vergadert. Men doet ook volop mee aan de besluitvorming. Als dit het geval is, dan heb je als bestuur je eigen tijdbom gecreëerd. Er worden dan namelijk besluiten genomen die in rechte vernietigbaar kunnen zijn, bijvoorbeeld omdat achteraf gezien het vereiste quorum ontbrak (immers, een of meerdere bestuurders zijn in feite niet benoemd en dus geen bestuurslid). Het kan dan ook voorkomen dat juist de ongeldig uitgebrachte stem van de nep-bestuurder bij de besluitvorming de doorslag heeft gegeven. Je gaat dan als organisatie een richting op die juridisch gezien letterlijk ongefundeerd is. Door bekrachtiging zijn dit soort gevallen achteraf wel te repareren.
Waarom zou je het moeilijk doen als het makkelijk kan? Het is simpeler om per bestuurslid bij te houden wanneer hij of zij benoemd is en wanneer de benoemingstermijn is afgelopen. Een paar maanden daarvoor kan je dan beoordelen of herbenoeming wenselijk is en daartoe de juiste procedure in gang zetten. Simpel maar doeltreffend.
Prof. dr. F.B.M. Kunneman is senior partner bij advocatenkantoor VanEps Kunneman VanDoorne en hoogleraar Corporate Governance aan de UoC. Hij leidt het team dat adviseert over corporate governance. Hij schrijft en doceert al decennia over dit onderwerp.
